İŞLETMENİN MUHASEBESİYLE İLGİLİ OLMAYAN TİCARİ DEFTERLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI HAKKINDA TEBLİĞ
İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) 14.02.2025 tarih ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak; 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”)’nun 64. maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca ticari defter niteliğinde olan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin (birlikte “Defterler” olarak anılacaktır) elektronik ortamda tutulmasına ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.
Tebliğ uyarınca aşağıda belirtilen şirketlerin, Defterler’ini, Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) tarafından oluşturulan elektronik defter sisteminde (“Sistem”) tutmaları zorunludur:
- 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen şirketler,
- 15 Kasım 2012 tarih ve 28468 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Tebliğ’in 5. maddesinde sayılan anonim şirketler, yani kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler, serbest bölge kurucusu ve işleticisi olan anonim şirketler.
Belirtilen şirketler dışında kalan şirketler ise ihtiyari olarak Defterlerini elektronik ortamda tutabilir. Ancak ihtiyari olarak geçiş yapıldıktan sonra tekrar fiziki deftere dönüş yapılması mümkün değildir. Tebliğ kapsamında elektronik ortamda tutulan Defterler, geçerli kanuni defter niteliğinde olup, bu Defterler için açılış ve kapanış onayı yaptırılmasına gerek bulunmamaktadır.
Sistem Kullanıcısına İlişkin Düzenlemeler
Sistem kullanıcısı, şirketin kuruluşunda Tebliğ’in ekinde yer alan örneğe uygun olarak fiziki ortamda hazırlanmış veya Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (“MERSİS”) üzerinden elektronik ortamda oluşturulmuş, şirket sözleşmesinde belirtilen yönetim organı üyeleri veya yönetici ortakların tamamı tarafından onaylanmış bir form ile belirlenecektir. Bu form, MERSİS’e tanımlanacak ve fiziki ortamda oluşturulmuşsa, şirketin kuruluşunu tescil edecek ticaret sicili müdürlüğüne verilecektir.
Sistem’de oluşturulan defterlere yapılan kayıtların doğruluğundan ve kayıtlar arasındaki farklılıkların yol açabileceği zararlardan şirket yönetim organı üyeleri ve yöneticiler sorumludur. Bununla birlikte, bilgi sisteminin güvenli bir şekilde erişilebilir olması, gizliliğinin ve bütünlüğünün korunması ise Ticaret Bakanlığı tarafından sağlanacaktır.
Sistem’de oluşturulan Defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirketin yönetim organı veya yönetici ortakları tarafından seçilen Sistem kullanıcısına aittir. Birden fazla kişi, Sistem kullanıcısı olarak belirlenebilecektir.
Sistemde Yapılacak Kayıtlara İlişkin Düzenlemeler
Elektronik defter tutma yükümlülüğüne giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde, ihtiyari olarak elektronik defter tutmak isteyen şirketler ise kararın alındığı hesap dönemi içinde, Tebliğ ekinde yer alan karar örneğine uygun bir kararla notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırır. Noter, fiziki defterin kapanışını gerçekleştirerek bu durumu fiziki deftere şerh düşecektir ve elektronik deftere geçişle ilgili kullanıcı bilgileri ve kapanış işlemlerini sistemde tanımlanacak ve defterler elektronik ortamda aktif hale getirilecektir. Kuruluşundan itibaren Defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde Defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak Sistem’de oluşturulur.
Sistem’de, kullanıcı tarafından gerçekleştirilen tüm işlemler, kayıt tarihlerine göre kaydedilmekte ve üzerinde herhangi bir değişiklik yapılması engellenmektedir Kayıt sırasında yapılan maddi hatalar ise kullanıcı tarafından düzeltilebilecek olup düzeltmenin maddi hata nedeniyle yapıldığı, ilgili alanda Sistem’e işlenebilecektir. Elektronik ortamda tutulan defterler kanuni defter niteliğinde olup Ticaret Bakanlığı tarafından muhafaza edilir.
Tebliğ, 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olup Tebliğ kapsamına giren şirketlerin bu tarihe kadar gerekli hazırlıkları tamamlamaları gerekmektedir.